Sapevi che per la compilazione corretta di una lettera commerciale si devono utilizzare sempre cinque elementi fondamentali? Sapevi che questi elementi hanno una loro precisa posizione e sequenza? Sapevi che esistono anche degli elementi definiti accessori?
Cominciamo dall’intestazione che deve essere posta al centro del foglio o a margine sinistro. L’intestazione comprende nome, cognome o ragione sociale, indirizzo della ditta che scrive la lettera. Si possono anche includere nell’intestazione altre informazioni che vogliamo far conoscere al nostro interlocutore: telefono, fax, partita IVA, codice fiscale, capitale sociale, numero di iscrizione alla camera di commercio o al registro delle imprese, eventuali altre sedi. Naturalmente tutte le informazioni in più devono essere scritte con un passo di scrittura minore per evitare che l’intestazione occupi troppo spazio.
Nell’intestazione può anche comparire il logo dell’azienda.
La data viene posta a destra dopo tre interlinee e deve essere scritta per esteso: nome della città seguito dalla virgola, giorno in numero, mese in lettere, minuscolo e per esteso, anno. Nelle lettere circolari viene sostituita dalla formula: data del timbro postale.
Il destinatario deve essere sempre preceduto da un appellativo adatto (Egregio, Gentile, Spettabile ecc) e si pone a sinistra dopo tre interlinee dalla data. Comprende nome e cognome, via e città preceduta dal CAP e seguita dalla sigla automobilistica.
Il contenuto della lettera deve essere corretto dal punto di vista grammaticale e conciso nella descrizione. Si pone a tre interlinee dall’indirizzo ed ad ogni capoverso viene lasciata un’interlinea doppia. Quando ci si rivolge alla persona o alla ditta si usano le lettere maiuscole per gli aggettivi o i pronomi personali (Lei, Vostra, Sua).
Per un esempio è possibile vedere l’esempio presente sul sito Documentiutili.com in questa pagina.
La lettera deve sempre concludersi con una frase di commiato. Dopo tre interlinee si pone la firma, allineata a destra. La firma non sostituisce quella autografa ma serve per rendere leggibile il nome.
Questi sono i cinque elementi essenziali ai quali si possono aggiungere: oggetto, allegati, riferimenti, sigle