Redigere una liberatoria per uno sponsor è un passaggio fondamentale per tutelare sia l’organizzazione che il partner coinvolto in un progetto, un evento o una collaborazione commerciale. Attraverso questo documento si definiscono con chiarezza i diritti, i doveri e le responsabilità di entrambe le parti, garantendo trasparenza e legalità all’accordo. Spesso, però, la stesura di una liberatoria può apparire complessa, soprattutto a chi si avvicina per la prima volta a questo tipo di scrittura. In questa guida, verranno illustrati i passaggi essenziali per redigere una liberatoria efficace, gli elementi imprescindibili da includere e alcuni consigli pratici per evitare errori comuni. Che tu sia un’organizzatrice di eventi, un responsabile marketing o semplicemente qualcuno che desidera formalizzare una sponsorizzazione, questa introduzione ti aiuterà a muovere i primi passi con sicurezza.
Come scrivere un liberatoria sponsor
Una liberatoria sponsor è un documento fondamentale nel contesto di eventi, produzioni audiovisive, iniziative culturali o sportive in cui sono coinvolte aziende o marchi che desiderano associare la propria immagine, prodotti o servizi a un progetto specifico. Scrivere una liberatoria di questo tipo richiede attenzione particolare non solo agli aspetti formali e legali, ma anche a quelli comunicativi e relazionali, perché rappresenta il punto di incontro tra l’organizzatore e lo sponsor, sancendo diritti, doveri e limiti della collaborazione.
Per redigere una liberatoria sponsor efficace, innanzitutto è importante identificare con precisione le parti coinvolte. Bisogna chiarire chi è il soggetto promotore dell’evento o del progetto e chi è lo sponsor: occorre riportare i dati legali completi di entrambe le realtà, specificando se si tratta di persone fisiche o giuridiche, con indicazione di rappresentanti legali, indirizzi, eventuali riferimenti fiscali o partita IVA.
Il cuore della liberatoria riguarda l’oggetto della collaborazione. È necessario descrivere in modo dettagliato il contesto in cui lo sponsor e il suo brand verranno coinvolti. Questo include il tipo di iniziativa, la durata, la location, le modalità di partecipazione e il ruolo attivo o passivo dello sponsor. Ad esempio, si devono precisare le modalità di esposizione del logo, i materiali promozionali previsti, la presenza di prodotti, la possibilità di distribuire gadget o materiale informativo, e ogni altra forma di visibilità concordata.
Un aspetto essenziale della liberatoria è la regolamentazione dell’utilizzo del nome e del marchio dello sponsor. Occorre definire in che modo, per quanto tempo e su quali supporti (cartacei, digitali, social, video, etc.) potranno essere utilizzati logo, immagini o riferimenti allo sponsor, chiarendo se tali diritti sono concessi in via esclusiva o meno, ed eventualmente limitandoli a specifiche iniziative o territori geografici.
Non meno importante è la questione delle responsabilità e delle rinunce. Lo sponsor, con la firma della liberatoria, solitamente accetta che la sua immagine venga utilizzata secondo le modalità pattuite, ma si tutela anche da eventuali utilizzi impropri o non autorizzati. Al tempo stesso, l’organizzatore può riservarsi il diritto di sospendere la collaborazione in caso di comportamenti lesivi dell’immagine dell’evento o di altri sponsor. È bene chiarire anche come verranno gestite eventuali controversie, specificando il foro di competenza e le norme di legge applicabili.
Infine, la liberatoria deve essere chiara e priva di ambiguità, scritta con un linguaggio formale ma comprensibile anche a chi non abbia una formazione giuridica. Andrebbe sempre siglata e datata dalle parti, preferibilmente in doppia copia, per garantire la massima trasparenza e tracciabilità dell’accordo.
In sintesi, una liberatoria sponsor efficace è un documento che tutela entrambe le parti, rendendo espliciti i termini dell’accordo, evitando fraintendimenti e offrendo una base solida per una collaborazione costruttiva e serena. Una cura particolare nella sua redazione è segno di professionalità e rispetto reciproco, elementi indispensabili nel mondo delle sponsorizzazioni.
Modello liberatoria sponsor
LIBERATORIA SPONSOR
Il/La sottoscritto/a ____________________________________________, nato/a a __________________________ il __/__/____, residente in __________________________, via __________________________ n. ___, in qualità di legale rappresentante della Società/Ente _____________________________________, con sede legale in __________________________, via __________________________ n. ___, C.F./P.IVA __________________________,
CONCEDE
la propria autorizzazione a titolo gratuito all’utilizzo del nome, logo, marchio e materiale promozionale della Società/Ente sopra indicata in occasione dell’evento denominato __________________________, che si terrà in data __/__/____ presso __________________________, nonché in tutte le attività di comunicazione, promozione, pubblicità e documentazione ad esso collegate (inclusi, a titolo esemplificativo, pubblicazioni cartacee e/o digitali, siti web, social network, comunicati stampa, materiale informativo).
DICHIARA
– di essere titolare dei diritti di utilizzo del nome, logo e marchio forniti;
– di manlevare gli organizzatori da ogni e qualsiasi responsabilità derivante da pretese di terzi relative all’uso del suddetto materiale;
– di non avere nulla a pretendere a qualsiasi titolo, presente o futuro, per l’utilizzo autorizzato con la presente liberatoria.
Luogo ________________________, data __/__/____
Firma del legale rappresentante
___________________________________
(ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 c.c., il sottoscritto dichiara di aver letto, compreso e accettato integralmente il contenuto della presente liberatoria.)