Nell’ambito delle relazioni commerciali tra società, la correttezza e la trasparenza nelle transazioni economiche rappresentano elementi fondamentali per garantire fiducia e sicurezza reciproca. Una delle pratiche più comuni, ma spesso sottovalutate, è la redazione della quietanza liberatoria di pagamento: un documento che attesta, in modo formale e inequivocabile, l’avvenuto pagamento di una somma dovuta e libera la parte debitrice da ogni ulteriore obbligazione relativa a quella specifica transazione. Redigere correttamente una quietanza liberatoria non solo tutela entrambe le parti coinvolte, ma previene controversie e malintesi che potrebbero sorgere successivamente. In questa guida verranno illustrati i passaggi essenziali e le accortezze da adottare per predisporre una quietanza liberatoria efficace, conforme alla normativa vigente e aderente alle migliori pratiche aziendali.
Come scrivere un quietanza liberatoria di pagamento tra società
Scrivere una quietanza liberatoria di pagamento tra società è un’operazione che richiede attenzione sia agli aspetti formali che a quelli sostanziali, poiché si tratta di un documento che attesta l’avvenuto pagamento di un debito e libera la parte debitrice da ogni ulteriore pretesa relativa a quello specifico rapporto obbligatorio. Per questo motivo, la redazione deve essere precisa, chiara e priva di ambiguità, così da evitare future contestazioni o interpretazioni controverse.
Innanzitutto, è essenziale identificare in modo univoco le parti coinvolte. In ambito societario, ciò significa indicare la ragione sociale completa di entrambe le società, la loro sede legale, il numero di iscrizione al Registro delle Imprese e il codice fiscale o la partita IVA, oltre al nome e alla qualifica del rappresentante legale che sottoscrive l’atto per ciascuna società. Questa parte introduttiva serve a evitare qualsiasi equivoco sull’identità dei soggetti e a garantire che la quietanza sia opponibile a terzi.
Successivamente, la quietanza deve esplicitare la natura del rapporto sottostante, cioè la causale per cui viene rilasciata. Ad esempio, se il pagamento riguarda una fornitura di merci, una prestazione di servizi o il saldo di una fattura specifica, è opportuno fare riferimento al contratto originario, alle date delle fatture o agli accordi intercorsi, riportando numeri e riferimenti precisi. Questo dettaglio è fondamentale per circoscrivere l’ambito della liberatoria, evitando che essa venga interpretata in senso più ampio rispetto all’intenzione delle parti.
Il cuore della quietanza è la dichiarazione con cui la società creditrice riconosce di aver ricevuto, a titolo di saldo e stralcio, la somma dovuta, specificando l’importo sia in cifre che in lettere, la valuta utilizzata e la modalità con cui è avvenuto il pagamento (ad esempio, bonifico bancario, assegno, contante). È importante indicare anche la data in cui il pagamento è stato effettuato e, se rilevante, la banca o l’istituto attraverso cui è stato disposto. Questa parte del documento non solo conferma l’avvenuto pagamento, ma ne attesta anche le modalità, fornendo una traccia utile in caso di eventuali verifiche future.
Segue quindi la parte liberatoria vera e propria, in cui la società creditrice dichiara di non aver più nulla a pretendere dalla società debitrice in relazione al rapporto specificato. Questa formula deve essere redatta in modo chiaro e inequivocabile, utilizzando espressioni come “a totale saldo e stralcio”, “nulla più avendo a pretendere per qualsiasi titolo, ragione o causa” relativamente a quell’obbligazione. Se si desidera, si può precisare che la liberatoria non si estende ad altri rapporti o crediti eventualmente esistenti tra le stesse società.
Dal punto di vista formale, la quietanza va redatta su carta intestata della società creditrice, datata e firmata dal legale rappresentante, con eventuale apposizione di timbro sociale. In alcune circostanze, può essere opportuno autenticare la firma presso un notaio, soprattutto se la quietanza riguarda importi rilevanti o se richiesta dalle prassi interne delle società coinvolte.
Infine, è buona norma consegnare l’originale della quietanza alla società debitrice, conservando copia agli atti della società creditrice. Considerando la rilevanza legale di questo documento, è sempre consigliabile che la sua redazione sia curata da un consulente legale o da una figura esperta in materia contrattuale, così da evitare vizi di forma o di sostanza che potrebbero comprometterne l’efficacia.
In sintesi, la quietanza liberatoria tra società deve essere un documento chiaro, completo e preciso, in grado di tutelare entrambe le parti e di costituire una prova certa dell’avvenuto pagamento e della conseguente estinzione del debito. Solo una scrittura accurata e dettagliata può garantire la funzione liberatoria della quietanza ed evitare controversie future.
Modello quietanza liberatoria di pagamento tra società
QUIETANZA LIBERATORIA DI PAGAMENTO
Tra
La Società ____________________________, con sede legale in ________________________, C.F./P.IVA ________________________, rappresentata dal legale rappresentante pro tempore ___________________________ (di seguito “Parte Creditrice”),
e
La Società ____________________________, con sede legale in ________________________, C.F./P.IVA ________________________, rappresentata dal legale rappresentante pro tempore ___________________________ (di seguito “Parte Debitrice”),
si conviene e si stipula quanto segue:
La Parte Creditrice dichiara di aver ricevuto dalla Parte Debitrice la somma di Euro ________________ (_______________________), a saldo e stralcio di ogni suo credito derivante dal rapporto contrattuale/intercorrente tra le parti in forza del contratto/fattura n. _______ del __________.
Con la presente, la Parte Creditrice rilascia ampia e definitiva quietanza liberatoria, dichiarando di nulla avere più a pretendere a qualsiasi titolo nei confronti della Parte Debitrice relativamente al suddetto rapporto.
Luogo e data ____________________
La Parte Creditrice
_________________________
(timbro e firma)
La Parte Debitrice
_________________________
(timbro e firma)